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Allgemeine Informationen und Ausstellungsbedingungen

Bei der Tonmeistertagung ("Veranstaltung") handelt es sich um eine Kongress-Ausstellung, d.h. einen Kongress mit Fachvorträgen sowie eine begleitende (Produkt-)Ausstellung. Die nachfolgenden Teilnahmekriterien gelten für solche Unternehmen, die als Aussteller mit ihren Produkten eine Ausstellungsfläche belegen möchten. Für die Teilnahme und Zulassung zu dem Kongressbereich mit Fachvorträgen gelten eigene Bedingungen, die gesondert aufgeführt werden (call for contribution).

Rechtlicher Veranstalter und Organisator

Die Tonmeistertagung wird veranstaltet vom Bildungswerk des Verbandes Deutscher Tonmeister GmbH ("BiW/vdt"), vertreten durch

Herrn Branko Glisovic, Geschäftsführer, Postfach 12 01 09 in 42331 Wuppertal.

Das BiW/vdt ist sowohl der rechtliche wie auch wirtschaftliche Träger der Veranstaltung und zur Geltendmachung aller sich daraus ergebender Ansprüche berechtigt.

Das Profil der Aussteller

Auf der Veranstaltung Tonmeistertagung werden ausschließlich Gerätschaften und Produkte der professionellen Audio- / Video Branche präsentiert, sowie alle mit dem Thema verwandten Medien, Institutionen und Organisationen. Ausstellungsberechtigt bei der Tonmeistertagung sind die Hersteller der ausgestellten Produkte und Marken, sowie die Inhaber entsprechender Vertriebsrechte der ausgestellten Marken für die Bundesrepublik Deutschland.

Es ist nicht gestattet, Produkte, die nicht vom Aussteller hergestellt- oder in der Bundesrepublik Deutschland vertrieben werden, auf der Veranstaltung zu präsentieren oder Informationsmaterial, Bezugsquellennachweise oder Preislisten dafür zugänglich zu machen.

Die Anmeldung

Eine Einladung zur Teilnahme an der Veranstaltung begründet keinen Anspruch auf eine spätere Zulassung. Der Aussteller meldet sich verbindlich für die Teilnahme an der Tonmeistertagung unter Nutzung der vom Veranstalter zur Verfügung gestellten Anmeldemöglichkeiten an. Die Anmeldung erfolgt stets in eigenem Namen. Eine Anmeldung für Dritte sind nicht gestattet.

Die Anmeldung muss innerhalb der Anmeldefrist erfolgen und vollständig sein. Nicht ordnungsgemäß ausgefüllte Anmeldungen bleiben unberücksichtigt. Alle Anmeldungen, die nach dem Anmeldeschluss eingehen, können nur nach Maßgabe der dann noch zur Verfügung stehenden Ausstellungsflächen/-Räumlichkeiten berücksichtigt werden.

Die angegebenen Kosten beziehen sich nur auf die Inanspruchnahme der Ausstellungsflächen/-Räume in die angegebenen Zeiten. Alle weiten Kosten, die vom Aussteller direkt oder indirekt verursacht werden, sind vom Aussteller direkt zu entrichten. Mit Zugang der Anmeldung werden die hier geregelten Teilnahmebedingungen und alle Ausführungen und Beschreibungen in vollumfänglich als verbindlich anerkannt.

Die Zulassung als Aussteller

Die Anmeldung eines designierten Ausstellers stellt ein verbindliches Angebot zur Buchung einer Ausstellungsfläche oder eines Messestandes dar. Der Aussteller erhält nach erfolgter Anmeldung eine Bestätigung über den Eingang der Anmeldung. Diese stellt jedoch zunächst noch keine vertragliche Annahme des Angebots auf Abschluss der Vermietung dar.

Nach Eingang der verbindlichen Anmeldung überprüft der Veranstalter vielmehr die Erfüllung der Ausstellerkriterien. Über die Zulassung von Ausstellern und deren Produktportfolio entscheidet der Veranstalter nach freiem Ermessen. Ein Anspruch auf Zulassung besteht nicht. Die Zulassung kann deshalb ohne Angabe von Gründen verweigert werden, ohne dass Ersatzansprüche geltend gemacht werden können.

Der Vertrag kommt mit der schriftlichen Zulassungsbestätigung des Veranstalters nach dem offiziellen Anmeldeschluss zustande. Die Ansprüche des Ausstellers aus diesem Veranstaltungsvertrag sind nicht übertragbar.

Die Zuteilung von Standflächen- oder Ausstellungsräumen erfolgt durch den Veranstalter nach den vorhandenen Möglichkeiten, wobei besondere Wünsche des Ausstellers soweit wie möglich berücksichtigt werden. Der Aussteller hat dennoch keinen Anspruch auf die Zuteilung einer konkreten Fläche, eines konkreten Standes oder Ausstellungsraumes.

Die Zulassungsbestätigung gilt stets nur für den darin genannten Aussteller und die angemeldeten Produktgruppen und Marken. Marken, die bei der Anmeldung nicht aufgeführt waren, werden nicht veröffentlicht und dürfen auch nicht ausgestellt oder angeboten werden. Nicht zugelassene Waren können durch den Veranstalter auf Kosten des Ausstellers entfernt werden. Ein Nachmelden von Marken oder Produktgruppen ist bis spätestens vier Wochen vor Messebeginn möglich, soweit die übrigen Kriterien zur Zulassung eingehalten werden.

Der Veranstalter ist berechtigt, eine erteilte Zulassung zu widerrufen, wenn sie aufgrund falscher Voraussetzungen oder Angaben erteilt wurde. Wird ein Aussteller wegen eines schuldhaften Verstoßes gegen die Zulassungsvoraussetzungen von der Ausstellung ausgeschlossen, so wird eine sofortige Vertragsstrafe in Höhe von 2.000,00 Euro fällig, zahlbar innerhalb von 10 Tagen nach Erhalt der Rechnung. Eine Rückerstattung von Teilnahmekosten erfolgt nicht. Durch die Verwirkung der Vertragsstrafe ist die Geltendmachung darüberhinausgehender Schadenersatzansprüche nicht ausgeschlossen.

Die Daten des Ausstellers werden ausschließlich zur Erfüllung der für die Durchführung der Veranstaltung erforderlichen Dienstleistungen zum Zwecke der Vertragsabwicklung durch den Veranstalter und zur Verwendung von zukünftigen Marketingmaßnahmen weitergegeben. Hierunter befinden sich u.a. die Messebauer, die Betreiber des CCD, des VDT e.V. Verbandes, relevante Sicherheitsunternehmen, sowie die Messespedition.

Mitaussteller eines angemeldeten (Haupt-)Ausstellers

Die Aufnahme eines wirtschaftlich tätigen Mitausstellers auf der gebuchten Ausstellungsfläche hat der Hauptaussteller bei dem Veranstalter auf dem Anmeldeformular anzumelden. Ein Anspruch auf Zulassung eines Mitausstellers besteht nicht.

Mitaussteller unterliegen denselben Zulassungsbedingungen wie der Hauptaussteller. Mitaussteller haben dieselben Rechte und Pflichten wie auch der Hauptaussteller und können dieselben Leistungen in Anspruch nehmen. Dennoch ist der Hauptaussteller gegenüber dem Veranstalter stets der Hauptverantwortliche für die Ausstellungsfläche.

Dem Hauptaussteller wird für jeden Mitaussteller eine Mitausstellergebühr in Höhe von 360,00 € zuzüglich der jeweils gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer in Rechnung gestellt. Schuldner der Mitausstellergebühr bleibt stets der Hauptaussteller.

Nutzt ein Aussteller für seine Messepräsenz (Vorführung) andere Produkte als die aus seinem eigenen Produktportfolio, führt dies zu keiner Meldepflicht eines Mitausstellers, wenn von diesen keine wirtschaftliche Aktivität auf dem Messestand ausgeht und diese weder werblich noch durch Mitarbeiter in Erscheinung treten. Werden Leistungen einem Aussteller zur Verfügung gestellt oder Leistungen auch nur teilweise erbracht, ist die Kündigung der Teilnahme nicht mehr möglich. Eine ohne Zustimmung des Veranstalters erfolgte Aufnahme eines Mitausstellers berechtigt den Veranstalter, den Vertrag mit dem Hauptaussteller fristlos zu kündigen und den Messestand/Ausstellungsraum auf Kosten des Ausstellers räumen zu lassen.

Die Teilnahmebestätigung und die Zahlungsbedingungen

Nach getätigter Anmeldung wird der Eingang dieser Anmeldung bestätigt. Nach Ende des Anmeldeschlusses wird dem Aussteller die Zulassung schriftlich bestätigt. Für die zu entrichtende Raum-/Standmiete wird dem Aussteller zeitgleich mit der Zulassung eine entsprechende Rechnung zugestellt. Die Zahlungsweise der Beträge wird auf der Rechnung vorgegeben.

Diese sind:

  • 20% der Summe unmittelbar nach erteilter Teilnahmebestätigung.
  • 30% der Summe bis zum 31. Juli 2020.
  • 50% der Summe bis zum 5. September 2020. Rechnungen über sonstige Lieferungen und Leistungen, die gesondert in Auftrag gegeben werden, sind ab dem jeweiligen Rechnungsdatum fällig. Mit Eintritt eines Zahlungsverzuges werden Zinsen in Höhe von 7,5 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz berechnet. Gerät ein Aussteller mit der Zahlung länger als 14 Tage in Verzug, ist der Veranstalter berechtigt, das Vertragsverhältnis ohne Ankündigung fristlos zu kündigen und über die gemietete Fläche anderweitig nach eigenem Ermessen zu verfügen.

Rücktritte, Ausschlüsse

Nach Zugang der Anmeldung beim Veranstalter ist ein Rücktritt von der Anmeldung oder eine Reduzierung der angemieteten Standfläche durch den Aussteller nicht mehr möglich. Nimmt der Aussteller an der Ausstellung nicht teil, so ist die gesamte Miete in voller Höhe zu bezahlen. Auch bei Nichtteilnahme eines Mitausstellers ist die Mitausstellergebühr in voller Höhe zu zahlen.

Alle auf Veranlassung des Ausstellers bereits entstandenen Kosten sind dem Veranstalter in voller Höhe zu ersetzen. Der Veranstalter ist befugt, Aussteller, die andere als im Warenangebot aufgeführte Waren ausstellen, fristlos von der Ausstellung auszuschließen. Der Anspruch auf die volle Teilnahmegebühr bleibt bestehen. Der Veranstalter kann von dem Aussteller jederzeit verlangen, dass Waren entfernt werden, die nicht Bestandteil der Zulassung waren und die mit dem Veranstaltungsziel nicht vereinbar sind oder die sich als belästigend oder gefährdend erweisen. Wird diesem Verlangen nicht entsprochen, so erfolgt die Entfernung durch den Veranstalter auf Kosten des Ausstellers.

Eventuelle Vorbehalte

Der Veranstalter ist bei Vorliegen von unvorhersehbaren, durch ihn unverschuldeten und zwingenden Gründen berechtigt, die Ausstellung zu verschieben, zu verkürzen, zu verlängern, zeitweise ganz oder teilweise zu schließen oder abzusagen. Die Aussteller haben in solchen Fällen, wie auch in Fällen höherer Gewalt (Katastrophen, Pandemien etc.), weder Anspruch auf Rücktritt oder Minderung der Standmiete, noch auf Schadenersatz. Der Veranstalter kann jedoch vom Aussteller bei ihm in Auftrag gegebene Leistungen in Höhe der entstandenen Kosten in Rechnung stellen. Hat der Veranstalter den Ausfall der Ausstellung zu vertreten, wird keine Ausstellungsgebühr erhoben.

Bauliche Auflagen

Um einen dem Anspruch der Ausstellung entsprechenden Gesamteindruck sicherzustellen, werden von dem Veranstalter fertige, aber offene Messestände angeboten. Bei der Buchung sowie Bebauung von unbebauten Flächen werden Vorgaben zur Gestaltung des Messestandes festgelegt, die verbindliche Auflagen enthalten. Diese Bedingungen sind vorgegeben (Bauhöhe, Brandschutz).

Werbepaneele dürfen nur innerhalb der angemieteten Stände-, Flächen oder Räume angebracht werden. Es ist nicht gestattet, Werbe- und Verkaufsgegenstände irgendwelcher Art außerhalb der angemieteten Ausstellungsräume/-Flächen zu platzieren. Dies schließt auch Gänge, das Foyer und alle anderen Bereiche innerhalb und außerhalb der Veranstaltungslokalität ein. Entstehen Kosten für die Entfernung widerrechtlich angebrachter Gegenstände, so werden die Kosten dem Aussteller in Rechnung gestellt.

Die Lautstärke von Vorführungen während der Ausstellung muss so bemessen sein, dass andere Aussteller oder Besucher nicht gestört werden. Die maximale Lautstärke von 75 dbA an den Standgrenzen darf nicht überschritten werden. Auf "offenen" Ständen ohne geschlossene Wände sind Musikvorführungen prinzipiell nicht gestattet.

Während der Öffnungszeiten der Ausstellung muss ständig ein Mitarbeiter des Ausstellers am Stand / im Ausstellungsraum anwesend sein. Die Ausstellungsgegenstände müssen während der Öffnungszeiten der Ausstellung sichtbar ausgestellt sein. Messestände und andere Ausstellungsräume müssen bis zum festgelegten Ende der Messe vollständig funktionsfähig und für Besucher zugänglich sein. Ein Abbau vor dem festgelegten Ende der Messe ist nicht zulässig. Im Falle der schuldhaften Zuwiderhandlung gegen diese Regelungen ist der Veranstalter berechtigt eine Vertragsstrafe von 2.000,00 Euro auszusprechen, die innerhalb von 8 Werktagen ab Rechnungserhalt zu zahlen ist.

Verkauf und Werbung

Es sind nur ausstellungsbezogene Werbemaßnahmen zulässig, die nicht gegen gesetzliche Vorschriften und nicht gegen die guten Sitten verstoßen. Die Durchführung von Werbung für andere Firmen oder andere Veranstaltungen ist nicht erlaubt. Das Anbringen und Verteilen von Werbematerial oder Mustern außerhalb des gemieteten Standes/Raumes sowie das Beschriften von Wänden ist untersagt. Widerrechtlich angebrachte Werbung wird von dem Veranstalter auf Kosten des Ausstellers entfernt. In allen Fällen ist die Entscheidung des Veranstalters verbindlich und endgültig. Der Verkauf an Endverbraucher ist während der Ausstellung grundsätzlich untersagt.

Gewerblicher Rechtsschutz

Der Aussteller sichert zu, dass seine Präsentation und die ausgestellten Gegenstände weder gegen wettbewerbsrechtliche oder sonstige gesetzliche Vorschriften verstößt und keine Schutzrechte Dritter verletzt. Der Schutz und die Verteidigung solcher Rechte obliegt ausschließlich dem verletzten Aussteller. Sollte der Veranstalter aufgrund der Präsentation und/oder der ausgestellten Gegenstände des Ausstellers in Anspruch genommen werden, hat der Aussteller auf erstes Anfordern des Veranstalters diesen von sämtlichen Ansprüchen einschließlich etwaiger angemessener Kosten der Rechtsverteidigung freizustellen.

Anmeldepflichtige Darbietungen

Für die öffentliche Wiedergabe urheberrechtlich geschützter Inhalte mittels Tonträger oder Videos sowie für Live-Musikdarbietungen bedarf es der Genehmigung der GEMA. Jeder Aussteller ist selbst für die ordnungsgemäße Anmeldung verantwortlich.

Veröffentlichungen und Pläne

Der Veranstalter gibt für die Veranstaltung einen Übersichtsplan heraus, sowie ein Internetverzeichnisse. Über die Eintragungen und Werbemöglichkeiten werden die Aussteller informiert. Für den Inhalt von Eintragungen und für eventuell daraus entstehende Schäden ist der jeweilige Aussteller verantwortlich. Sollte aufgrund des Inhalts der Eintragungen und der diesbezüglichen Werbung der Veranstalter als Herausgeber aller Veröffentlichungen wegen behaupteter Rechtsverletzungen oder Schutzrechtsverletzungen Dritter in Anspruch genommen werden, stellt der Aussteller den Veranstalter auf erstes Anfordern für sämtliche hieraus resultierenden Ansprüche einschließlich der angemessenen Kosten des Rechtsstreits frei.

Reinigung und Entsorgung

Der Aussteller hat in eigener Verantwortung für die Reinigung der gemieteten Messestände während des Messebetriebs zu sorgen. Die Abfallentsorgung während der Ausstellungsdauer und während der Auf- und Abbauzeit erfolgt auf Kosten des Ausstellers.

Der Aussteller ist nicht berechtigt nach Messe-Ende an seinen Stand/Raum Unrat oder andere Materialien zu hinterlassen, die entsorgt werden müssen.

Hausrecht

Der Aussteller unterliegt während der Ausstellung dem Hausrecht des Veranstalters und dem Hausrecht der Ausstellungslokalität. Den Anordnungen der autorisierten Personen des Veranstalters und der Ausstellungslokalität ist Folge zu leisten. Fremde Stände / Räume dürfen außerhalb der offiziellen Öffnungszeiten der Ausstellung ohne Erlaubnis des jeweiligen Standinhabers nicht betreten werden.

Die Durchführung von Sonderveranstaltungen an den Ständen / in den Räumen außerhalb der offiziellen Öffnungszeiten der Ausstellung ist nicht gestattet.

Fotografieren und Zeichnen für gewerbliche Zwecke ist nur mit Genehmigung des Veranstalters gestattet. Pressefotografen mit entsprechendem Ausweis bedürfen für Presseaufnahmen keiner besonderen Genehmigung des Veranstalters.

Der Veranstalter ist jedoch berechtigt, Fotografien, Filmaufnahmen und Zeichnungen von Ausstellungsständen und von ausgestellten Gegenständen anfertigen zu lassen und für eigene Veröffentlichungen zu verwenden. Der Aussteller erteilt hiermit seine Zustimmung zur Verwendung der Fotografien, Filmaufnahmen und Zeichnungen, die ihn oder seinen Messestand zeigen. Er verpflichtet sich, ausschließlich Personen an seinem Stand zu beschäftigen, welche ebenfalls die Zustimmung zur Verwendung von Fotografien, Filmaufnahmen und Zeichnungen erklärt haben.

Sollten diesbezüglich Ansprüche seitens des Personals gegenüber dem Veranstalter geltend gemacht werden, verpflichtet sich der Aussteller auf erstes Anfordern des Veranstalters diesen von sämtlichen diesbezüglichen Ansprüchen einschließlich der angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung freizustellen.

Haftung und Versicherung

Für Schäden an Messegütern und Standeinrichtungen und deren Abhandenkommen beschränkt sich die Haftung auf vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen des Veranstalters, seiner Angestellten oder sonstigen Erfüllungsgehilfen. Dies gilt nicht für die Verletzung von vertragswesentlichen Pflichten (Kardinalpflichten) oder die Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Entsprechendes gilt für Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz und dem Datenschutzgesetz.

Bei Betriebsstörungen jeglicher Art oder bei sonstigen, die Veranstaltung beeinträchtigenden, Ereignissen haftet der Veranstalter nur dann, wenn diese Ereignisse nachweisbar von ihm, oder seinen Erfüllungsgehilfen vorsätzlich oder grob fahrlässig verschuldet worden ist.

Für Schäden an Personen oder Sachen, welche durch die Ausstellungsgegenstände verursacht werden, haftet der Veranstalter nur, wenn der Schaden nachweisbar auf ein vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verschulden des Veranstalters, seiner Angestellten oder sonstigen Erfüllungsgehilfen beruht.

Schlussbestimmungen

Alle die Ausstellung betreffenden Vereinbarungen, Einzelgenehmigungen und Sonderregelungen bedürfen der schriftlichen Bestätigung durch den Veranstalter. Die Verjährung beginnt mit dem Ende der Messe. Erfüllungsort und ausschließlicher Gerichtstand für sämtliche gegenseitigen Verpflichtungen der Parteien aus diesem Vertrag sowie sich aus und im Zusammenhang mit dem Vertrag ergebenen Streitigkeiten ist Köln. Für das Vertragsverhältnis gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Für den Inhalt des Vertrages ist ausschließlich der deutsche Text maßgeblich. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Teilnahmebedingungen unwirksam sein, so berührt dies die Geltung der übrigen Bestimmungen nicht.

Bildungswerk des Verbandes Deutscher Tonmeister GmbH
Branko Glisovic

Wuppertal 1. März 2020